LAS REUNIONES EN MATERIA DE CONDOMINIOS
Las reuniones son una actividad en la que un grupo
de personas, o equipo de trabajo, se comunican entre sí, en un tiempo y espacio
determinado, con el fin de alcanzar
soluciones conjuntas ante un objetivo específico.
?Porque tanta importancia en querer reuniones
eficaces?
A.
Las reuniones son un aspecto clave del proceso para
hacer decisiones en la comunidad.
B.
Reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser provechosas.

B.
Reuniones eficaces son la fundación de las
decisiones hechas en grupo.
D Sabiendo
como liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas.
Puntos clave para las Reuniones eficaces
· Un líder eficaz.
· Compromiso de los miembros.
· Un propósito definido del grupo y de la reunión.
· Planear de antemano.
· Usar un procedimiento eficaz que ayude a los miembros a alcanzar sus
metas a tiempo.
· Usar una agenda escrita.
Sugerencias para una
reunión productiva
A. Todos participan.
B. Ninguno domina la conversación.
C. Escucha cuidadosa por parte de los presentes.
D. Ser constructivo.
E. Compartir nuevas ideas.
F. Respetar las opiniones de
los demás.
G. Solamente una conversación
a la vez.
H. Buscar soluciones.
En los condominios pueden plantearse diferentes
tipo de reuniones:
A)
Informativas, también
llamadas reuniones informales.-
Caso por ejemplo, cuando la Junta de Condominio invita a la
comunidad a participar en la presentación de servicios de alguna empresa
administradora que están evaluando contratar ó cuando se invita a la comunidad
a participar en charlas dictadas por alcaldías como cómo actuar ante un
terremoto ó prevención ante la inseguridad, etc.
B) Consultivas-Deliberativas.- Es el caso de cuando se propone a
la comunidad debatir sobre cuales son las prioridades que debe atacar el
condominio ante una lista de asuntos pendientes. Aquí se discute por ejemplo que es más
importante atender si el tema de la seguridad (reemplazo de la empresa de
vigilancia) por un robo reciente ó el cambio del pulmón hidroneumático que está
a punto a de colapsar
C) Formativas ó de preparación a los miembros de la comunidad.- Por ejemplo cuando se
dicta algún curso de cómo actuar ante un terremoto ó en caso de incendio. Se está formando a la comunidad.
D) Decisorias.- Son las denominadas ASAMBLEAS DE
COPROPIETARIOS formalmente
constituida y cumpliendo las exigencias previstas en nuestro ordenamiento
jurídico.
Pueden
ser Ordinarias o Extraordinarias. Los
documentos de Condomimio y Reglamentos, o en su defecto, la Ley de Propiedad
Horizontal establecen las caracteristicas y objetivos de cada una de ellas.
En
virtud de la importancia de este tipo de reunión, para su formación, desarrollo
y eficacia se recomienda el uso del
sistema de reuniones parlamentarias, que son métodos formales en virtud de
tratarse de grupos grandes de trabajo.
Las reglas
tienden a formalizarse para lograr a través del orden, método y disciplina los
resultados mas beneficiosos para la comunidad en general, y no para grupos de
poder o individualidades.
El Proceso Parlamentario
Usado en materia de gobierno y con mucho éxito en
USA, bien sea a nivel Federal, municipal, ha sido llevado a niveles ejecutivos,
escolares y de grupo de comunidades variadas.
Generalmente entre más altas las consecuencias,
más formal es el proceso.
La mayoría gobierna, respetando siempre los
derechos de las minorías.
¿Cual es la Intención del Proceso Parlamentario?
· Reglas bien probadas que hacen que la reunión siga adelante
· Mantiene orden.
· Controla el Proceso de comunicación.
· Ordenado, Democrático.
Algunos Principios del Proceso Parlamentario
· Hablar solamente de un asunto a la vez.
· Todos los miembros tienen los mismos derechos básicos - votar, ser
escuchado, oponer.
· Es preciso respetar los derechos de las minorias.
· Nadie puede hablar sin ser reconocido por el dirigente de la reunión.
· Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por
segunda vez hasta que todos hayan tenido la misma oportunidad de hacerlo.
· Mayoría de votos decide los asuntos tratados.
· El que dirige la reunión es completamente imparcial.
El Procedimiento
Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de...
· Due Process - resguardos y protecciones de los derechos individuales.
· Igualdad. Tratamiento igual para todos los participantes.
· La necesidad de rutinas explícitas para conducir los negocios del
grupo, para que todos sepan la manera de conducir la reunión.
¿Cómo realizar reuniones eficientes ?
Una
reunión es un grupo de personas reunidas físicamente en un espacio y
previamente convocadas para tratar un tema coordinado por un conductor.
Para
garantizar que la reunión sea efectiva, algunos consideran que no debe ser de
más de 20 a 30 personas como asistentes a la misma, y la
representación de los demâs copropietarios, a traves de carta poder debidamente
verificada la cualidad del mandante y su
autencidad.
¨ Es preciso tener una razón justificada
que amerite el costo de realizar la reunión.-
Si bien pueden ser muchas las razones para
llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aùn
mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el
principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser
mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus
eventuales participantes: SINERGIA.
¨
Tiempo ó Duración de la reunión.-
La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la
persona o personas que la preparan o coordinan.
Podemos asegurar que, a mayor participación, mayor número de
interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.
Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta
progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que
el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. No sólo es que se puede dispersar el objetivo de la
reunión por conversaciones individuales entre los asistentes sino que hay más
oportunidades de distracción entre los mismos participantes
Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión,
el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la
reunión. Esto es determinante para el
enfoque y planteamientos de la reunión. No es lo mismo conversar un
planteamiento en una reunión de 4 personas a hacerlo en una reunión de 50 ò 60
participantes donde seguramente la mayoría de ellos va a querer opinar.
¨
La eficacia de las reuniones.-
Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:
a)
Ser
necesaria su convocatoria y celebración.-
Por
ejemplo una junta de condominio no puede estar permanentemente convocando a los
vecinos para los temas del día a día porque precisamente para eso es que los
vecinos delegaron decisiones en una junta de condominio (legítimos representantes
de la comunidad de propietarios).
b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como
por los participantes.- Si no se lleva la idea clara de lo que se le quiere
transmitir a la audiencia, perderemos el tiempo y le haremos perder el tiempo a
los asistentes. Se sugiere incluso el
haber entregado previo a la reunión algún material impreso que grafique las
ideas a discutir.
c)
Terminar en un plan de acción, que posibilite la puesta en práctica, de los
acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.
d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es
necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados.
Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas y se
perderá el interés de la comunidad. Por ejemplo como cuando se acuerdan medidas legales
contra alguna empresa administradora que no ha hecho entrega del finiquito en 6
u 8 meses y luego la junta por falta de tiempo no acciona el mandato de la
asamblea acudiendo ante los Tribunales
correspondientes.
¨
ETAPAS DE UNA REUNIÓN.
A) El análisis y estudio de su necesidad :
1. ° ¿Es necesaria la reunión? ¿Tiene la facultad la junta de condominio
para decidir sin llamar a reunión?
2. ° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento
más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema?
Dependiendo de lo que se desee plantear (tipo de reunión y los asuntos a
tratar), son más efectivos los medios electrónicos como el e-mail, el facebook
o un blogspot del condominio.
3. ° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?
Un Domingo o un feriado no lo son, salvo para condominios vacacionales, por
ejemplo.... ó una reunión a las 5:00 pm en un edificio residencial, salvo que
se trate de un edificio de oficinas.
B) La preparación:
El organizador de una reunión
debe ocuparse de los siguientes aspectos:
1. ° Las condiciones materiales: (sillas, mesas,
agua, video beam, la ventilación, Etc.)
2. ° La fijación del orden del día y
determinación de las personas que deben asistir, así como las que van a dirigir
la reunión.
3. ° El análisis previo de los posibles aspectos
problemáticos de los temas a tratar (se deben preparar y estudiar antes de la
fecha prevista para la celebración de la reunión, manejar posibles escenarios
si niegan la propuesta, ó se efectúa una
aprobación parcial de la misma, ó surgen nuevas propuestas, etc)
4. ° Tener
claros los objetivos de la reunión ¿Qué se busca con la celebración de la
reunión?. Es conveniente que cada uno de
los puntos a tratar conste claramente determinado en el texto de la
convocatoria.
5.- Otros aspectos a considerar serán: El inicio
de la reunión; el desarrollo de la reunión, la actuación del moderador, el
final de la reunión, el seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por
parte de las personas responsables e implicadas.
C) El conductor de la reunión-
la figura del director de debates.
Se recomienda que para que una reunión de
condominio sea efectiva, se elija al inicio de la misma, a un director(a) de
debates que se encargue de conducir la reunión y llevarla a feliz término. Esta persona cumpliría el papel de liderar la
reunión y debería cumplir los siguientes roles o funciones:
1.- Clarificación.- Estar preparado para
aclarar y ampliar las ideas que se proponga.
2.- Control. Estar preparado para poner orden y evitar que no se traten otros
aspectos distintos a los indicados en la convocatoria y también estar preparado
para controlar situaciones de conflicto que surjan en el debate.
3.- Armonīa y tolerancia. Estar preparado para
mantener un ambiente de plena armonía y procurar una reunión grata
4.- Dinamismo. Estar preparado para que
la reunión sea ágil y dinámica, evitando la pasividad y la monotonía.
Adicionalmente un buen conductor
de debates debe:
1- Mostrar seguridad delante
del grupo.
2- Saber animar y motivar a los
participantes..
3- Saber reaccionar
positivamente ante situaciones imprevistas.
PLANIFICACIÓN DE
LA REUNIÓN
Se pensaba que el fracaso de las reuniones
obedecía a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin
embargo, el fracaso de las reuniones se debe principalmente a la falta de preparación y planificación de
las mismas.
Las reuniones deben ser planificadas tomando en consideración
los siguientes aspectos:
√
Establecer
el orden de la reunión. Esto se refiere
a planificar la hora de inicio de la misma, quienes van a intervenir, duración
máxima de las intervenciones, posibles escenarios que se podrían plantear,
etc.
√
Decidir
quienes serán las personas que van a explicar a los asistentes el contenido de las propuestas que se van a
formular cónsonas con los puntos a tratar especificados en la
convocatoria. También hay que asegurarse
que quien vaya a exponer esté preparado para hacerlo, para lo cual también se
sugiere llevar material gráfico de apoyo como
un video beam, un pizarrón portátil, etc.
√
Distribuir
una agenda previa; así como el material de explicativo de los punto a tratar.
INICIO DE LA REUNIÓN
1- Verificar el quórum exigido por
el documento de condominio ó en su defecto por
la Ley de Propiedad Horizontal y registrar la asistencia sobre la propia
acta ó mediante listado que se adjunte como parte integrante e inseparable del
acta, las reuniones de condominio son una muy buena oportunidad para actualizar
los datos de contacto de los copropietarios).
2.- Presentar el panel de los organizadores y encargados de desarrollar
la reunión.
3.- Elegir el director ó directora de debates.
4.- Leer las reglas de la reunión (solicitar el derecho de palabra y no
interrumpir a quien está hablando, fijar un tiempo para cada intervención,
apagar los teléfonos celulares, no tratar puntos distintos a los especificados
en la agenda de la reunión, establecer la hora estimada de finalización de la
misma, etc.)
4- Aclarar, antes del
desarrollo de la reunión, los objetivos de la misma.
¨
La reunión en sí:
√
Iniciar
puntualmente la reunión. Por respeto a
los que llegan puntuales (aquí es preciso agregar una regla adicional y es que
punto tratado y votado, punto cerrado, ello porque suele acontecer que después
de haber votado 2 ó 3 puntos, llega alguna persona tarde pretendiendo que se le
explique todo nuevamente).
√
Ceñirse
a la agenda y evitar la perdida de tiempo.
La reunión está convocada con un objetivo y no se pueden salir de la
agenda. Se recomienda tomar nota del
planteamiento para resolverlo a posteriori.
√
Es
bien importante el empleo de elementos audiovisuales.
√
Cuando
la reunión ha terminado, darle fin formalmente y recapitular todo lo
acordado. Si se levantó un acta es
preciso leerla antes de cerrar la misma y ésta se cierra con la firma de los
copropietarios presentes.
√
Tener
un seguimiento continuo de los acuerdos alcanzados en ella.
TIPS DE INTERÉS PARA OPTIMIZAR EL
DESARROLLO DE LA REUNIÓN:
√
Sólo
una persona habla a la vez.
√
No
se debe aceptar conversaciones privadas durante la reunión.
√
Las
personas deben hacer uso de la palabra sólo para referirse al tema que se
discute.
√
Los
comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre
personas.
Comenzar y terminar la reunión a tiempo.
√
Punto
tratado y votado punto cerrado, no se discute nuevamente.
√
No
permitir distracciones, tales como celulares, mail, agendas, conversaciones paralelas,
etc.
√
Establecer
el tiempo de cada tema a tratar y de cada intervención.
√
√
Distribuir
la minuta de reunión por los canales necesarios (escritos entregados en cada
apartamento/oficina ó local, cartelera y ascensores, correo electrónico,
etc) y los productos específicos que se
hubieran generado durante la reunión entre los asistentes, archivando copia en
los archivos del condominio.
La Ley de Propiedad
Horizontal Venezolana (G.O. Extraordinarioa 3.241 del 18-8-1983) establece en
el artículo 22 que, “...A falta de disposición en el documento de
condominio, se aplicará lo dispuesto en los dos artículos siguientes (Art.23
Consultas ó Art.24 Asambleas)..” Es decir, que según la
legislación venezolana, antes de convocar a una asamblea se debe verificar previamente
cuáles son las formalidades que exige el documento de condominio para convocar
válidamente la asamblea, pero si el documento de condominio no dice nada,
entonces se aplicará lo dispuesto en el artículo 24 de la ley.
