LAS REUNIONES EN MATERIA DE CONDOMINIOS

Las reuniones son una actividad en la que un grupo de personas, o equipo de trabajo, se comunican entre sí, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.

?Porque tanta importancia en querer reuniones eficaces?

A.     Las reuniones son un aspecto clave del proceso para hacer decisiones en la comunidad.

  B. Reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser provechosas.



B.     Reuniones eficaces son la fundación de las decisiones hechas en grupo.

  D Sabiendo como liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas.

Puntos clave para las Reuniones eficaces

·      Un líder eficaz.

·      Compromiso de los miembros.

·      Un propósito definido del grupo y de la reunión.

·      Planear de antemano.

·      Usar un procedimiento eficaz que ayude a los miembros a alcanzar sus metas a tiempo.

·      Usar una agenda escrita.

Sugerencias para una reunión productiva

A.  Todos participan.


B.  Ninguno domina la conversación.

C.  Escucha cuidadosa por parte de los presentes.

D.  Ser constructivo.

E.  Compartir nuevas ideas.


F. Respetar las opiniones de los demás.

G. Solamente una conversación a la vez.

H. Buscar soluciones.

En los condominios pueden plantearse diferentes tipo de  reuniones:

A)   Informativas, también  llamadas reuniones informales.-

Caso por ejemplo,  cuando la Junta de Condominio invita a la comunidad a participar en la presentación de servicios de alguna empresa administradora que están evaluando contratar ó cuando se invita a la comunidad a participar en charlas dictadas por alcaldías como cómo actuar ante un terremoto ó prevención ante la inseguridad, etc.

B) Consultivas-Deliberativas.-  Es el caso de cuando se propone a la comunidad debatir sobre cuales son las prioridades que debe atacar el condominio ante una lista de asuntos pendientes.  Aquí se discute por ejemplo que es más importante atender si el tema de la seguridad (reemplazo de la empresa de vigilancia) por un robo reciente ó el cambio del pulmón hidroneumático que está a punto a de colapsar

C) Formativas ó de preparación a los miembros de la comunidad.- Por ejemplo cuando se dicta algún curso de cómo actuar ante un terremoto ó en caso de incendio.  Se está formando a la comunidad.

D) Decisorias.-  Son las denominadas ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS formalmente constituida y cumpliendo las exigencias previstas en nuestro ordenamiento jurídico.

Pueden ser  Ordinarias o Extraordinarias. Los documentos de Condomimio y Reglamentos, o en su defecto, la Ley de Propiedad Horizontal establecen las caracteristicas y objetivos de cada una de ellas.

En virtud de la importancia de este tipo de reunión, para su formación, desarrollo y eficacia se recomienda el  uso del sistema de reuniones parlamentarias, que son métodos formales en virtud de tratarse de grupos grandes de trabajo.

Las reglas tienden a formalizarse para lograr a través del orden, método y disciplina los resultados mas beneficiosos para la comunidad en general, y no para grupos de poder o individualidades.

El Proceso Parlamentario

Usado en materia de gobierno y con mucho éxito en USA, bien sea a nivel Federal, municipal, ha sido llevado a niveles ejecutivos, escolares y de grupo de comunidades variadas.    

Generalmente entre más altas las consecuencias, más formal es el proceso.

La mayoría gobierna, respetando siempre los derechos de las minorías.

¿Cual es la Intención del Proceso Parlamentario?

·      Reglas bien probadas que hacen que la reunión siga adelante

·      Mantiene orden.

·      Controla el Proceso de comunicación.

·      Ordenado, Democrático.

Algunos Principios del Proceso Parlamentario

·      Hablar solamente de un asunto a la vez.

·      Todos los miembros tienen los mismos derechos básicos - votar, ser escuchado, oponer.

·      Es preciso respetar los derechos de las minorias.

·      Nadie puede hablar sin ser reconocido por el dirigente de la reunión.

·      Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por segunda vez hasta que todos hayan tenido la misma oportunidad de hacerlo.

·      Mayoría de votos decide los asuntos tratados.

·      El que dirige la reunión es completamente imparcial.

 El Procedimiento Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de...

·      Due Process - resguardos y protecciones de los derechos individuales.

·      Igualdad. Tratamiento igual para todos los participantes.

·      La necesidad de rutinas explícitas para conducir los negocios del grupo, para que todos sepan la manera de conducir la reunión.

¿Cómo realizar  reuniones eficientes ?

Una reunión es un grupo de personas reunidas físicamente en un espacio y previamente convocadas para tratar un tema coordinado por un conductor. 

Para garantizar que la reunión sea efectiva, algunos consideran que no debe ser de más de 20  a 30  personas como asistentes a la misma, y la representación de los demâs copropietarios, a traves de carta poder debidamente verificada la cualidad del mandante y  su autencidad.

¨     Es preciso tener una razón justificada que amerite el costo de realizar la reunión.-

Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aùn mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes: SINERGIA.

¨     Tiempo ó Duración de la reunión.-

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.

Podemos asegurar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.   No sólo es que se puede dispersar el objetivo de la reunión por conversaciones individuales entre los asistentes sino que hay más oportunidades de distracción entre los mismos participantes

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.  Esto es determinante para el enfoque y planteamientos de la reunión.  No es lo mismo conversar un planteamiento en una reunión de 4 personas a hacerlo en una reunión de 50 ò 60 participantes donde seguramente la mayoría de ellos va a querer opinar.

¨     La eficacia de las reuniones.-

Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a)    Ser necesaria su convocatoria y celebración.-

Por ejemplo una junta de condominio no puede estar permanentemente convocando a los vecinos para los temas del día a día porque precisamente para eso es que los vecinos delegaron decisiones en una junta de condominio (legítimos representantes de la comunidad de propietarios).

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.-  Si no se lleva la idea clara de lo que se le quiere transmitir a la audiencia, perderemos el tiempo y le haremos perder el tiempo a los asistentes.  Se sugiere incluso el haber entregado previo a la reunión algún material impreso que grafique las ideas a discutir.

c) Terminar en un plan de acción, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas y se perderá el interés de la comunidad.  Por ejemplo como cuando se acuerdan medidas legales contra alguna empresa administradora que no ha hecho entrega del finiquito en 6 u 8 meses y luego la junta por falta de tiempo no acciona el mandato de la asamblea acudiendo ante los  Tribunales correspondientes.

¨     ETAPAS DE UNA REUNIÓN.

A) El análisis y estudio de su necesidad :

1. ° ¿Es necesaria la reunión?    ¿Tiene la facultad la junta de condominio para decidir sin llamar a reunión?

2. ° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema? 

Dependiendo de lo que se desee plantear (tipo de reunión y los asuntos a tratar), son más efectivos los medios electrónicos como el e-mail, el facebook o un blogspot del condominio.

3. ° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?

Un Domingo o un feriado no lo son, salvo para condominios vacacionales, por ejemplo.... ó una reunión a las 5:00 pm en un edificio residencial, salvo que se trate de un edificio de oficinas.

B) La preparación:

El organizador  de una reunión debe ocuparse  de los siguientes aspectos:

1. ° Las condiciones materiales: (sillas, mesas, agua, video beam, la ventilación,  Etc.)

2. ° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir, así como las que van a dirigir la reunión.

3. ° El análisis previo de los posibles aspectos problemáticos de los temas a tratar (se deben preparar y estudiar antes de la fecha prevista para la celebración de la reunión, manejar posibles escenarios si niegan la propuesta, ó se efectúa una  aprobación parcial de la misma, ó surgen nuevas propuestas,  etc)

 4. ° Tener claros los objetivos de la reunión ¿Qué se busca con la celebración de la reunión?.  Es conveniente que cada uno de los puntos a tratar conste claramente determinado en el texto de la convocatoria.

5.- Otros aspectos a considerar serán: El inicio de la reunión; el desarrollo de la reunión, la actuación del moderador, el final de la reunión, el seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por parte de las personas responsables e implicadas.




C) El conductor de la reunión- la figura del director de debates.

Se recomienda que para que una reunión de condominio sea efectiva, se elija al inicio de la misma, a un director(a) de debates que se encargue de conducir la reunión y llevarla a feliz término.  Esta persona cumpliría el papel de liderar la reunión y debería cumplir los siguientes roles o funciones:

1.- Clarificación.-  Estar preparado para aclarar y ampliar las ideas que se proponga.

2.- Control. Estar preparado para poner orden y evitar que no se traten otros aspectos distintos a los indicados en la convocatoria y también estar preparado para controlar situaciones de conflicto que surjan en el debate.

3.- Armonīa y tolerancia.  Estar preparado para mantener un ambiente de plena armonía y procurar una reunión grata

4.- Dinamismo. Estar preparado para que la reunión sea ágil  y dinámica,  evitando la pasividad y la monotonía.

Adicionalmente un  buen conductor  de debates debe:

1- Mostrar seguridad delante del grupo.

2- Saber animar y motivar a los participantes..

3- Saber reaccionar positivamente ante situaciones imprevistas.

PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN

 Se pensaba que el fracaso de las reuniones obedecía a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, el fracaso de las reuniones se debe principalmente  a la falta de preparación y planificación de las mismas.

Las reuniones deben ser planificadas tomando en consideración los siguientes aspectos:

√   Establecer el orden de la reunión.   Esto se refiere a planificar la hora de inicio de la misma, quienes van a intervenir, duración máxima de las intervenciones, posibles escenarios que se podrían plantear, etc.

√   Decidir quienes serán las personas que van a explicar a los asistentes  el contenido de las propuestas que se van a formular cónsonas con los puntos a tratar especificados en la convocatoria.  También hay que asegurarse que quien vaya a exponer esté preparado para hacerlo, para lo cual también se sugiere llevar material gráfico de apoyo como  un video beam, un pizarrón portátil, etc.

√   Distribuir una agenda previa; así como el material de explicativo de los punto a tratar.

INICIO DE LA REUNIÓN

1-  Verificar el quórum exigido por el documento de condominio ó en su defecto por  la Ley de Propiedad Horizontal y registrar la asistencia sobre la propia acta ó mediante listado que se adjunte como parte integrante e inseparable del acta, las reuniones de condominio son una muy buena oportunidad para actualizar los datos de contacto de los copropietarios).

2.- Presentar el panel de los organizadores y encargados de desarrollar la reunión.  

3.- Elegir el director ó directora de debates.

4.- Leer las reglas de la reunión (solicitar el derecho de palabra y no interrumpir a quien está hablando, fijar un tiempo para cada intervención, apagar los teléfonos celulares, no tratar puntos distintos a los especificados en la agenda de la reunión, establecer la hora estimada de finalización de la misma, etc.)

4- Aclarar, antes del desarrollo de la reunión, los objetivos de la misma.

¨     La reunión en sí:

√   Iniciar puntualmente la reunión.  Por respeto a los que llegan puntuales (aquí es preciso agregar una regla adicional y es que punto tratado y votado, punto cerrado, ello porque suele acontecer que después de haber votado 2 ó 3 puntos, llega alguna persona tarde pretendiendo que se le explique todo nuevamente).

√   Ceñirse a la agenda y evitar la perdida de tiempo.  La reunión está convocada con un objetivo y no se pueden salir de la agenda.  Se recomienda tomar nota del planteamiento para resolverlo a posteriori.

√   Es bien importante el empleo de elementos audiovisuales.

√   Cuando la reunión ha terminado, darle fin formalmente y recapitular todo lo acordado.  Si se levantó un acta es preciso leerla antes de cerrar la misma y ésta se cierra con la firma de los copropietarios presentes.

√   Tener un seguimiento continuo de los acuerdos alcanzados en ella.

TIPS DE INTERÉS PARA OPTIMIZAR EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

√   Sólo una persona habla a la vez.

√   No se debe aceptar conversaciones privadas durante la reunión.

√   Las personas deben hacer uso de la palabra sólo para referirse al tema que se discute.

√   Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas. Comenzar y terminar la reunión a tiempo.

√   Punto tratado y votado punto cerrado, no se discute nuevamente.

√   No permitir distracciones, tales como celulares, mail, agendas, conversaciones paralelas, etc.

√   Establecer el tiempo de cada tema a tratar y de cada intervención.

√    

√   Distribuir la minuta de reunión por los canales necesarios (escritos entregados en cada apartamento/oficina ó local, cartelera y ascensores, correo electrónico, etc)  y los productos específicos que se hubieran generado durante la reunión entre los asistentes, archivando copia en los archivos del condominio.

La Ley de Propiedad Horizontal Venezolana (G.O. Extraordinarioa 3.241 del 18-8-1983) establece en el artículo 22 que, “...A falta de disposición en el documento de condominio, se aplicará lo dispuesto en los dos artículos siguientes (Art.23 Consultas ó Art.24 Asambleas)..” Es decir, que según la legislación venezolana, antes de convocar a una asamblea se debe verificar previamente cuáles son las formalidades que exige el documento de condominio para convocar válidamente la asamblea, pero si el documento de condominio no dice nada, entonces se aplicará lo dispuesto en el artículo 24 de la ley.